Lansering Idrottsarenan 30 juni 2026

Handläggarinitierade ansökningar

Nu kan handläggare hantera handläggarinitierade ansökningar i Idrottsarenan vilket innebär att en handläggare kan skapa en ansökan åt en organisation. Organisationen ansvarar sedan för att skicka in ansökan via Idrottsarenan. Ett ärende skapas som handläggs enligt ordinarie rutin.

Observera att handläggande organisation behöver skapa en speciell pott för handläggarinitierade ansökningar.

Nu är det möjligt att:

• konfigurera en pott för handläggarinitierade ansökningar
• skapa och spara utkast till ansökningar åt ansökande organisationer
• fylla i ansökningsformulär för den ansökande organisationens räkning
• lämna över utkastet till den ansökande organisationen
• se vilka ansökningar som är handläggarinitierade
• filtrera fram handläggarinitierade ärenden för uppföljning

Skapa och utlysa stöd

Förbättrat flöde/process/logik för att skapa och utlysa stöd.

• handläggarinitierad ansökan kan väljas på pott (ej fördelningspott) innan potten är utlyst.
• handläggarinitierad ansökan kan inte kombineras med delegering på samma pott
• när en pott utlyses skapas utkast till ansökan automatiskt för behöriga organisationer
• fler behöriga organisationer kan läggas till i efterhand och nya utkast kan skapas

Beslut Godkänd med förbehåll

Beslut Godkänd med förbehåll används när en ansökan godkänns men föreningen beviljas ett lägre belopp än ansökt. Föreningen kan då välja att tacka ja eller nej till förbehållet. Tackar de ja genomförs utbetalningen enligt de villkor handläggaren har beslutat. Tackar de nej avslås ärendet. Beslutet kan även användas när handläggande organisation behöver kompletterande underlag.

Handläggare kan nu:

• skapa beslut av typen Godkänd med förbehåll
• välja typ av förbehåll
• ange om förbehållet ska besvaras av ansökande organisation eller handläggande organisation
• acceptera eller avslå förbehåll
• se att ärendets status uppdateras korrekt beroende på förbehållstyp och utfall

Exempel:

• förbehåll som ska besvaras av handläggande organisation behåller ärendet i status Under handläggning
• förbehåll som ska besvaras av ansökande organisation får automatiskt status Inväntar svar
• När en förening accepterar förbehåll ändras ärendets status till Beslutat
• När en förening nekar förbehåll ändras ärendets status till Avslagen

Kontroll vid beslut

Vid beslut om Godkänd för utbetalning eller Acceptera förbehåll säkerställer systemet automatiskt att obligatoriska underlag finns.

Exempel:

• om ärendeformulär finns ska det vara besvarat eller behandlat
• om ärendeformulär saknas ska beslut ändå kunna fattas
• ansökningsformulär ska vara hanterat enligt regelverket
• utbetalningsplan ska finnas där det krävs
• summan i utbetalningsplanen ska stämma mot beviljat belopp

Avslut av ärende

Handläggare kan avsluta ärenden via beslut. Tillgängliga avslut:

• Ej genomfört projekt
• Ärende avslutat

Systemet förhindrar avslut om det fortfarande finns hinder, till exempel:

• återbetalning som inte är färdighanterad
• återrapport som inte är behandlad
• planerade utbetalningar kvar
• restbelopp från återbetalning

Beslut om avslag

När beslut om Godkänd för utbetalning eller Godkänd med förbehåll har fattats kan handläggare inte längre skapa beslut om Avslagen i samma ärende.

Återbetalning krävd

Handläggare kan skapa beslut om återbetalning när hela eller delar av ett utbetalt stöd ska återbetalas:

• ange återkrävt belopp
• ange sista betalningsdatum
• kontroll att återkrävt belopp inte överstiger beviljat belopp
• ärendet får status Återbetalning krävd
• ärendet kan inte avslutas innan återbetalningen är hanterad

Utbetalningsplaner

Ytterligare typer av utbetalningsplaner har tillkommit och logiken för utbetalningsplaner har förfinats. Följande typer hanteras:

• Genast
• Senaste utbetalningsdatum
• Inväntar rapportering
• Krediterad
• Utbetald på annat sätt

Vid beslut om Godkänd för utbetalning eller Acceptera förbehåll sätts rätt status beroende på typ.

Exempel:

• Genast och Senaste utbetalningsdatum blir godkända
• Inväntar rapportering ligger kvar som planerad
• Krediterad får status Kreditering – utbetalas ej
• Utbetald på annat sätt får status Efterregistrerad betalning

Alla typer visas på fliken Utbetalningsplan.

Föreningar ser utbetalningsplaner i sitt ärende

När beslut om utbetalning har fattats kan föreningen se utbetalningsplaner i sitt ärende. Det gäller både de belopp som betalas ut direkt och de som kan betalas ut efter återrapportering. Utbetalningsplanen uppdateras varje gång ett nytt beslut om utbetalning fattas.

Justerade säkerhetsroller

Behörigheter har justerats för flera roller inom ekonomiska stöd.

Exempel:

• rollen Hantera ekonomiska stöd har justerad skrivbehörighet på ansökan
• rollen Hantera ekonomiska stöd betalningar har justerade rättigheter för beslut och betalningsflöden
• Firmatecknare har fått rättigheter kopplat till förbehållsbeslut
• vissa behörigheter till sammanställningar och utbetalningsplaner har begränsats

Kontroll av statusändringar

Systemet kontrollerar nu behörighet vid statusändringar.

Det innebär att obehöriga användare stoppas och felmeddelande visas. Systemprocesser och affärslogik kan fortsatt göra tillåtna statusändringar

Begränsning av statusbyte på ärenden

Användare kan inte ändra statusorsak i ett ärende manuellt förutom de med roll:

• Support
• Konfigurera ekonomiska stöd
• Sysadmin

Förbättrad behörighetsstyrning för dokument kopplade till ärenden

Behörighetsstyrningen för dokument kopplade till ärenden har förbättrats.

• användare med läsrättighet kan läsa dokument
• användare med skrivrättighet kan läsa, ändra, ladda upp och ta bort dokument
• SharePoint-mapp skapas automatiskt vid behov
• unika rättigheter sätts på respektive ärendemapp

Företrädare för ansökan behöver ange en e-postadress (automatiska e-postutskick)

Den som skickar in ansökan om ekonomiskt stöd (behörighet firmatecknare) måste i ansökningsformuläret ange en e-postadress som används för kontakt med handläggare och för automatiska e-postutskick under handläggningen.

E-postadressen kan inte ändras efter att ansökan har skickats in.

Automatiska e-postutskick vid beslut

Automatiska e-postmeddelanden skickas till företrädare för en ansökan när vissa beslut fattas, exempelvis:

• Godkänd för utbetalning
• Godkänd med förbehåll
• Avslagen
• Återbetalning krävs
• Plan godkänd
• Komplettering begärd

Påminnelse om återrapport

Automatiskt e-postutskick skickas som påminnelse när sista datum för återrapportering närmar sig och återrapporten inte är besvarad.

Förbättringar i användargränssnitt

Flera förbättringar har gjorts. Bland dessa:

• instrumentpanelen Mina nya ärenden har tagits bort
• vyn Mina aktiva ärenden har bytt namn till Mina ärenden
• ny vy Historik visar inaktiva ärenden
• kolumner i ärendevyer har justerats
• flikordningen på ärendeformuläret följer processen bättre
• företrädare för ansökan visas på fliken Allmänt
• ansökans start- och slutdatum visas tydligare
• fliken Attest har dolts
• fältet Attest krävs har dolts
• statusorsaker färgmarkeras i relevanta listor
• vissa sektioner på ansökan döljs där de inte är relevanta