Skapa stöd
Här hittar du information om hur du skapar ett stöd med fördelningspott (endast Riksidrottsförbundet) och budget och därefter potter för att sedan kunna delegera stödet eller utlysa det till behöriga organisationer.
Det första du gör när du skapar ett stöd är att skapa en fördelningspott. I en fördelningspott kan du lägga till en eller flera potter. Det är potterna som organisationer kan ansöka om, delegera till andra organisationer och låta dem hantera vidare.
I fördelningspotten anges den budget som ska gälla för stödet och underliggande potter. Det går också att skapa formulär i en fördelningspott som sedan kan användas i underliggande potter.
Idag skapas fördelningsposter i Idrottsarenan endast av medarbetare på Riksidrottsförbundet.
Skapa en fördelningspott
Fördelningspotter skapas endast av medarbetare på Riksidrottsförbundet. För att skapa en fördelningspott
- Öppna Ekonomiska stöd och välj Stöd i vänstermenyn
- Klicka på Nytt
- Fyll i de obligatoriska uppgifterna på fliken Allmänt
- Namn
- Start- och slutdatum
- Ansökande organisations typ: definierar vilken organisationstyp som stödet riktar sig till (IF, RF-SISU D, SDF eller SF)
- Du kan även välja att fylla i om Ansökt belopp krävs och Maxgräns för ansökt belopp
- Ansökt belopp krävs: välj Ja eller Nej vilket styr om en organisation behöver ange ett belopp i sin ansökan
- Maxgräns för ansökt belopp: fyll i maxbeloppet en organisation får ansöka om
- Klicka på Spara
- När du har klickat på Spara får stödet automatiskt ett projekt-ID, status blir Planeras, du blir handläggare för stödet och din organisation blir handläggande organisation.
Innan du kan utlysa stödet behöver du skapa budget och formulär.
För att kunna ange vilka som är behöriga att ansöka om ett stöd, och vilka som ska kunna administrera det, så behöver potter skapas under fördelningspotten.
Skapa pott till fördelningspott
När en fördelningspott har fått en budget och obligatoriska formulär kan underliggande potter skapas. På en pott kan du lägga till budgetrader som ryms inom det budgetintervall som återstår att fördela från fördelningspotten. De formulär som har skapats på fördelningspotten följer med till potten men du kan även skapa fler formulär.
Det är på potten du anger vilka som får ansöka om stödet och vilka som ska kunna administrera det, det vill säga om hanteringen ska delegeras till en underliggande organisation. Behöriga till stöd anger du först när det är dags att utlysa stödet.
Visuellt arbetsflöde guidar dig genom stegen
När du skapar en pott ser du en rad cirklar högst upp i vyn. De visar vilka steg som ingår i processen och hjälper dig att se vad som är klart och vad som återstår innan du kan gå vidare och slutligen utlysa potten. Stegen är uppdelade under rubrikerna Administration, Tillgång, Ekonomi och Utlysning och i varje steg finns en checklista som hjälper dig säkerställa att du har fullföljt de moment som ingår.
Skapa pott
- Öppna ett stöd
- Klicka på Skapa pott i toppmenyn. Formulär från fördelningspotten kopieras per automatik till potten.
- Ange budget på den skapade potten. Belopp kopieras inte från fördelningspotten.
- Klicka på fliken Potter på Fördelningspotten för att se potter du har skapat.
- Om du inte ser en pott du just skapade, klicka på Uppdatera. Ibland sker en viss fördröjning. Namn på en pott tilldelas per automatik. Du kan ändra namnet på en pott innan den är utlyst. För att ändra namnet, klicka på potten och byt namn i fältet Namn.
- Vill du skapa flera potter så klickar du på Skapa pott igen. När du är klar, klicka på Spara och stäng
Pott för vanliga ansökningar
Du ser att en pott är för vanliga ansökningar, dvs en ansökan som en förening skickar in, då det står Nej i fältet Handläggarinitierad ansökan under Grundinformation på fliken Allmänt.
Att det inte är en handläggarinitierad ansökan innebär att det är den ansökande organisationen som fyller i och skickar in sin ansökan till det utlysta stödet.
Innan stödet utlyses (får statusorsak Utlyst), kontrollera att följande finns tillagt:
- Behöriga till stöd
- Budget
- Formulär: Ansökan, Återrapport och Ärende
När allt är kontrollerat, ändra statusorsak till Utlyst.
Om Ansökande organisationstyp är SF, SDF eller RF-SISU D:
en Ansökan stöd skapas för varje organisation som finns under Behöriga till stöd. Ansökan stöd får följande värden:
- Ägare = Sökande organisation
- Statusorsak = Utkast
- Handläggarinitierad ansökan = Nej
Den ansökande organisationen kan därefter fylla i och skicka in sin ansökan.
Om Ansökande organisationstyp är IF:
stödet visas i IA Förening för de föreningar som är behöriga till stödet. Föreningarna kan då:
- Se stödet
- Läsa information om stödet
- Välja att söka stödet om de vill
När föreningar fyller i en ansökan så syns den inte i Idrottsarenan för förbund förrän föreningen har skickat in den.
En pott kan även vara handläggarinitierad, se nästa sektion.
Pott för handläggarinitierade ansökningar
Om en pott ska vara handläggarinitierad:
- Välj Ja i fältet Handläggarinitierad ansökan på fliken Allmänt när potten skapas.
En handläggarinitierad ansökan innebär att den organisation som handlägger potten får hantera ansökan åt den organisation som söker stöd, och att ansökan, när den är färdigställd, måste godkännas av den ansökande organisationen innan den skickas in.
- Innan stödet utlyses (får statusorsak Utlyst), kontrollera att följande har lagts till: Behöriga till stöd, Budget och formulär typ Ansökan, Återrapport och Ärende
- När allt är kontrollerat, ändra statusorsak till Utlyst
- När stödet får statusorsak Utlyst skapas en Ansökan stöd för varje organisation som har lagts till under Behöriga till stöd.
- Ansökan stöd får följande värden: Ägare = Handläggande organisation, Statusorsak = Handläggarutkast, Handläggarinitierad ansökan = Ja,
- Handläggaren öppnar respektive Ansökan stöd och fyller i de uppgifter som krävs. Ansökt belopp är obligatoriskt.
- När handläggaren är klar klickar handläggaren på knappen Lämna över till sökande. Då uppdateras ansökan stöd till: Statusorsak = Utkast, Ägare = Sökande organisation.
- Den sökande organisationen kan därefter fylla i resterande uppgifter och skicka in ansökan.
Skapa handläggarinitierad ansökan
När potten utlystes skapades automatiskt en ansökan för alla organisationer som är behöriga till stödet. Ansökningarna till potten finns på fliken Ansökningar. Ansökningarna markerades med Ja i fältet Handläggarinitierad ansökan.
På fliken Behöriga till stöd kan en handläggare skapa ytterligare ansökningar åt en förening genom att öppna organisationen och därefter klicka på + Skapa ny ansökan i toppmenyn.
Skapa budget och budgetrad
För att kunna utlysa ett stöd måste det finnas en budget kopplad till fördelningspotter och potter. I budgeten anger du hur mycket pengar som kan fördelas för varje nivå.
På fördelningspotten skapar du en budgetrad som visar den totala budgeten för hela stödet. Beloppet som anges styr hur mycket som kan fördelas vidare till underliggande potter.
På både fördelningspott och pott finns en sektion som heter Budget. I den sektionen finns fält som summerar budgeten på den aktuella potten:
- Budget visar en summering av budgetraderna
- Fördelat belopp visar summan av fördelat belopp från underliggande potter
- Kvar att fördela visar hur mycket medel som finns kvar att fördela ut (summan av Budget - Fördelat belopp)
- Beviljat belopp visar summan av beviljat belopp från underliggande potter
- Disponibelt belopp visar hur stor del av budgeten som finns kvar (summan av Budget - Beviljat belopp)
- Utbetalt belopp visar summa utbetalt belopp för stödet från underliggande potter och ärenden
Skapa budgetrad
- Öppna ett stöd, på fliken Allmänt klicka på Skapa budgetrad
- Fyll i Namn på budgeten, Budget (belopp) och Beskrivning
- Klicka på Spara och stäng
- Klicka på Uppdatera i toppmenyn så uppdateras Budget på stödet till inlagt budgetbelopp
- Klicka på Spara och stäng
Skapa ansökningsformulär och återrapporteringsformulär
För att kunna utlysa ett stöd så måste du först ha skapat ett formulär av typen Ansökan och (minst) ett formulär av typen Återrapport.
- Det är via ansökningsformuläret som organisationer ansöker om stödet. Det går endast att ha en aktiv ansökan åt gången.
- Återrapport används av organisationer som har blivit beviljade stöd och ska rapportera status under projektets gång.
Skapa formulär
- Öppna fliken Formulär i fördelningspotten och klicka på Skapa formulär.
- Fliken Allmänt, välj Typ: (här Ansökan eller Återrapport)
- Ange ett namn
- Klicka på Spara
- Klicka på knappen + Ny grupp
- Ange ett namn på gruppen och klicka på Spara
- Klicka på knappen + Ny fråga
- Välj Frågetyp
- Skriv frågan i fritextfältet
- Ange om frågan ska vara Obligatorisk och om den får Redigeras vid delegering
- Lägg in alla frågor och klicka därefter på Spara
- Klicka på fliken Förhandsvisning och verifiera att formuläret ser bra ut
Delegera fördelningspott
Handläggningen av en fördelningspott kan delegeras till en annan organisation (se Skapa behöriga till stöd). Den handläggande organisationen kan skapa:
- formulär och potter i fördelningspotten
- budgetrader på underliggande potter – inom ramen för fördelningspottens budget.
Den handläggande organisationen kan i detta fall inte skapa budgetrader på fördelningspotten, det kan endast den organisation som delegerade stödet göra.
Atttest - kommande funktion
Funktionen attest är under utveckling och lanseras efter sommaren 2026. Då blir det möjligt att säkerställa att attest sker för en ansökan över ett visst belopp.
Hantera återtag från en fördelningspott
För att återta pengar från en fördelningspott (hantera återtag) så lägger du till en budgetrad med ett negativt värde (minustecken framför beloppet) på den aktuella fördelningspotten. Då minskar fördelningspottens budget med samma belopp.
Om fördelningspotten är kopplad till en annan fördelningspott så skapas automatiskt en Budgetrad med samma belopp (med positivt värde) på den kopplade fördelningspottens budget.
För att hantera återtag från en fördelningspott:
- Öppna fördelningspotten
- På fliken Allmänt, under Budget, klicka på + Skapa budgetrad
- Lägg till en budgetpost med negativt budgetbelopp och en beskrivning
- Klicka på Spara och stäng
- Klicka på Uppdatera i toppmenyn så uppdateras budgeten med aktuellt värde
Exempel återtag från en fördelningspott
Exempel 1
Du har en fördelningspott och ska återta pengar från Pott 1. Du skapar en budgetrad med negativt värde på Pott 1 med önskat belopp. Budgeten på Pott 1 minskar med beloppet och på Fördelningspotten kommer det automatiskt skapas en budgetrad med samma belopp med ett positivt värde.
Exempel 2
Om du har potter i tre nivåer så behöver du göra återtaget i två steg om du vill att pengarna ska hamna högst upp, i födelningspotten. Du börjar längst ner och skapar en budgetrad med negativt värde i den Delegerade fördelningspotten. Pengarna hamnar då en nivå upp, i pott 1. Därefter lägger du in samma negativa budgetrad i Pott 1 vilket gör att pengarna hamnar ytterligare en nivå upp, i Fördelningspotten.
För att organisationer ska kunna ansöka om stödet så måste stödet utlysas.
Fick du inte svar på din fråga?
Hjälp oss gärna att göra supportportalen och manualerna ännu bättre. Berätta om något känns otydligt, saknas eller inte fungerar som du förväntade dig. Dina synpunkter gör att vi kan förbättra innehållet och göra det ännu mer användbart för dig och andra.