Handlägg ärende

I ett ärende finns ett antal flikar. På fliken

• Allmänt hittar du grundinformation om ärendet. Här finns också de ansökningsformulär och återrapporteringsformulär som ansökande organisation fyller i. I ansökningsformuläret finns den information som ansökande organisation angav vid ansökan.
• Beslut visas en översikt över de beslut som har tagits i ärendet. Från denna flik skapar handläggaren nya beslut.
• Extra ärendefält finns ett ärendeformulär som handläggaren ska fylla i innan ärendet kan godkännas för utbetalning eller godkännas med förbehåll.
• Utbetalningsplan skapar handläggaren en utbetalningsplan.
• Attest (lanseras senare)
• Flaggor så syns det om ansökande organisation har markerats med en flagga som handläggaren behöver uppmärksamma vid handläggning.
• Tidigare ansökningar hittar du organisationens tidigare ansökningar.
  
• Relaterad finns granskningshistoriken som är en översikt över alla ändringar och händelser i ärendet.

För att börja handlägga ett ärende

1. Klicka på Ärenden i vänstermenyn
2. Filtrera alla ärenden, enklast via standardvyerna Alla aktiva ärenden (förvald), Alla nya ärenden, Mina aktiva ärenden eller Mina ärenden - senaste aktiviteter. De ärenden du har behörighet att se visas i en lista.

För att godkänna ansökan:

1. Öppna ansökningsformuläret
2. Klicka på knappen Godkänn längst ner i formuläret
3. Klicka på Spara och stäng och gå vidare till nästa steg - att besvara ärendeformuläret

När du har handlagt ett ärende och är redo att fatta beslut kan du välja beslutstypen Godkänd med förbehåll.

Gör så här

1. Öppna aktuellt ärende.
2. Klicka på fliken Beslut.
3. Klicka på Skapa beslut.
4. Välj beslutstyp Godkänd med förbehåll.
5. Välj Typ av förbehåll:
   1. Godkännande av handläggande organisation krävs: handläggande organisation har initialt godkänt ärendet men en motprestation krävs av ansökande organisation, som att skicka in ytterligare handlingar för att uppnå villkoren i ett stöd.
   2. Godkännande av ansökande organisation krävs: handläggande organisation har godkänt ärendet utifrån nya villkor. Den ansökande organisationen behöver meddela om den accepterar villkoren eller inte.
      
6. Ange motivering till beslut.
7. Beslutat av fyllts i automatiskt med ditt namn.
8. Klicka på Spara och stäng.

Om du som handläggare väljer Godkännande av handläggande organisation krävs, så måste du senare skapa ett nytt beslut i ärendet för att besvara förbehållet och kan då välja beslut Acceptera förbehåll eller Avslå förbehåll.

Statusorsak när beslutet sparas

Beroende på vilken typ av förbehåll du väljer uppdateras ärendets statusorsak automatiskt:

• Typ av förbehåll: Godkännande av handläggande organisation krävs får statusorsak Under handläggning
• Typ av förbehåll: Godkännande av ansökande organisation krävs får statusorsak Inväntar svar

Villkor för att kunna spara beslutet

För att kunna spara beslutet Godkänd med förbehåll behöver följande vara uppfyllt:

• Ansökan ska vara behandlad.
• Ärendeformulär ska vara besvarat.
• Minst en utbetalningsplan ska vara skapad.
• Summan i utbetalningsplanen ska stämma överens med beviljat belopp.

Om något saknas behöver du komplettera ärendet innan beslutet kan sparas.

Ibland behöver en ansökande organisation komplettera sin ansökan innan handläggaren kan fatta ett beslut. Handläggaren kommenterar vilka delar som behöver kompletteras direkt i ansökningsformuläret. För att sökande organisation ska bli informerade så måste handläggaren också skapa ett beslut av typen Komplettering begärd (ansökan).

Begär komplettering i ansökningsformulär

Observera att när en ansökande organisation kompletterar sin ansökan så skrivs den ursprungliga ansökan över. För att kunna följa ändringar, spara först det ursprungliga ansökningsformuläret som en PDF och ladda upp det i ärendet innan begäran av komplettering.

Spara och ladda upp:

1. Öppna Ansökningsformuläret (typ Ansökan)
2. Klicka på knappen Exportera PDF som du hittar längst ned
   
3. Gå tillbaka till fliken Dokument
4. Klicka på Välj fil
5. Välj filen du just exporterade till pdf
6. Klicka på OK för att ladda upp dokumentet

Begär komplettering

1. Öppna Ansökningsformuläret
2. I fältet Kommentar som finns under varje fråga beskriver du vad som behöver kompletteras

För att avslå en ansökan och ett ärende behöver du skapa ett beslut med en motivering:

1. Öppna ärendet som är kopplat till ansökan
2. Klicka på fliken Beslut
3. Klicka på Skapa beslut
4. Väj beslutstyp Avslagen
5. Ange en motivering till beslutet i fältet Motivering/villkor
6. Beslutat av tilldelas automatiskt till dig som är inloggad
7. Klicka på Spara och stäng

När en återrapport besvaras får ärendet statusorsak Uppföljning. En handläggare kan då gå in och kontrollera den besvarade återrapporten och välja Godkänna (Behandlad) eller Kommentera (Komplettering krävs).

1. Öppna ett ärende med statusorsak Uppföljning
2. Klicka på svarsformulär typ Återrapport med statusorsak Besvarad
3. Välj antingen att Godkänna (Behandlad) eller Kommentera (Komplettering krävs)
4. Vid komplettering fattar handläggaren ett beslut (Komplettering begärd) där handläggaren sammanfattar ramarna för kompletteringen.

För ärenden som skapas efter lanseringen den 29 juni 2026 skickas automatiska e-postutskick till föreningen när ett beslut fattas i ärendet.

För att en ansökan ska godkännas för utbetalning behöver du först skapa en Utbetalningsplan som anger när och på vilket sätt beviljade medel ska betalas ut. Det är möjligt att dela upp utbetalningarna.

Skapa en utbetalningsplan

1. Öppna ett ärende
2. Gå till fliken Utbetalningsplan
3. Fyll i Beviljat belopp
4. Klicka på Skapa utbetalningsplan

Som handläggare av ett ärende kan du begära återbetalning:

1. Klicka på Skapa beslut
2. Välj beslutstyp Återbetalning krävs
3. Fyll i Motivering
4. Fyll i Belopp
5. Fyll i Sista betalningsdatum
6. Fälten Beslutad av och Beslutad den (datum) fylls i automatiskt

När återbetalning kommer in till Riksidrottsförbundet så skapar ekonomihandläggaren beslutet Återbetalning inkommen i ärendet som då får status Återbetalning inkommen. Därefter kan ärendets handläggare skapa ett beslut som ger ärendet en slutstatus.

När ett ärende är färdighanterat ska det få en slutstatus. Slutstatus används för att tydliggöra att ingen ytterligare handläggning ska ske i ärendet.

Slutstatus:

• Avslagen används när ansökan inte beviljas. Det kan till exempel vara aktuellt när: ansökan inte uppfyller villkoren för stödet, ansökan avslås efter handläggning, ansökande organisation tackar nej till ett förbehåll eller ett förbehåll avslås och ärendet därmed inte ska gå vidare till utbetalning.
• Ej genomfört projekt används när stöd har beviljats, men projektet eller insatsen inte har genomförts. Detta innebär att alla utbetalningar av typen Inväntar rapportering stoppas och de medel som eventuellt har betalats ut har betalats tillbaka. Det kan till exempel vara aktuellt när: ansökande organisation meddelar att projektet inte kommer genomföras, återrapporten visar att projektet inte har genomförts eller ärendet ska avslutas utan att projektet betraktas som genomfört.
• Ärende avslutat används när ärendet är helt färdighanterat och inga fler åtgärder återstår.
  Det kan till exempel vara aktuellt när projektet är genomfört, återrapport är behandlad, eventuella återbetalningar är hanterade, det inte finns några kvarvarande planerade utbetalningar och ärendet inte kräver ytterligare handläggning

Slutstatus ändras genom beslut. En handläggare ska inte ändra statusorsak manuellt i ett ärendet.

Så gör du

1. Öppna aktuellt ärende.
2. Gå till fliken Beslut.
3. Skapa beslutet Avsluta ärende.
4. Välj beslutstyp Avslagen*, Ej genomfört projekt eller Ärende avslutat.
5. Fyll i eventuell motivering/beskrivning.
6. Spara beslutet så uppdateras ärendets status till Avslagen, Ej genomfört projekt eller Ärende avslutat.

*Observera: Om beslut Godkänd för utbetalning eller Godkänd med förbehåll redan har fattats i ärendet går det inte längre att fatta beslut om Avslagen.

När går det inte att avsluta ett ärende?

Systemet kontrollerar om ärendet är redo att avslutas. Det går inte att avsluta ärendet om något av följande gäller:

• det finns ett kvarvarande restbelopp från återbetalning
• återrapporten är inte behandlad
• det finns utbetalningsplaner med status Planerad
• ärendet har status Återbetalning krävd och återbetalningen inte är färdighanterad

Om ärendet inte kan avslutas behöver du först hantera det som återstår, till exempel behandla återrapporten, invänta återbetalning eller hantera kvarvarande utbetalningsplaner.

Innan en pott utlyses

Innan en pott utlyses ska alla organisationer som ska vara behöriga till stödet läggas till på fliken Behöriga till stöd.